Berkomunikasi dalam Kelompok Kecil dan Tim

Ada beberapa alasan organisasi membentuk kelompok dan tim:

§ Keputusan yang lebih baik. Keputusan umumnya lebih akurat dan efektif karena anggota kelompok dan tim memberi kontribusi keahlian dan sudut pandang yang berbeda.

§ Respons yang lebih cepat dalam mengambil suatu keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah.

§ Meningkatkan produktivitas agar anggota tim dapat melihat peluang-peluang untuk meningkatkan efisiensi.

§ Penerimaan(’’buy-in”) yang lebih besar. Suatu keputusan yang diputuskan bersama biasanya diterima lebih baik karena anggotalah yang memutuskan solusi dan lebih bersedia untuk mendukungnya.

§ Resistensi yang lebih rendah terhadap perubahan. Orang yang memberi masukan pada pengambilan keputusan biasanya lebih cepat bersahabat, tidak agresif, dan tidak resisten terhadap perubahan.

§ Meningkatkan moral karyawan. Kepuasan pribadi dan moral kerja meningkat ketika tim mencapai sukses.

§ Mengurangi risiko. Semua anggota bertanggung jawab atas suatu keputusan sehingga mengurangi risiko bagi setiap orang.

Perbedaan antara kelompok dan tim yaitu:

Ø Kelompok adalah kumpulan tiga atau lebih individu yang memandang diri mereka sebagai sebuah kelompok tetapi yang mungkin bekerja secara independen untuk mencapai tujuan organisasi.

Ø Tim adalah sekelompok individu yang berinteraksi sepanjang waktu untuk mencapai suatu tujuan.

Tim-tim yang mandiri(self-directed team) mempunyai beberapa karakteristik yaitu tujuan yang dinyatakan dengan jelas, otonomi, otoritas pengambilan keputusan, komunikasi yang sering, pelatihan terus-menerus.

Tim yang sukses mempunyai empat tahap yaitu:

§ Pembentukan (forming) dalam tahap pertama ini mereka saling mengenal satu sama lain dan membahas topik-topik umum.

§ Prahara (storming) dalam tahap kedua mereka mendefiniikan peran, tujuan, dan prosedur yang mengatur mereka. Amarah mungkin meledak ketika konflik muncul.

§ Penormaan (norming), setelah anggota tim melewati tahap tadi. Mereka memasuki tahap penormaan di mana ketegangan mereda, peran jelas, dan informasi mulai mengalir.

§ Pelaksanaan (performing) akhirnya dalam tahap ini tim membangun loyalitas dan bergerak maju mencapai tujuan mereka.

Metode untuk mencapai keputusan kelompok termasuk mayoritas, konsensus, minoritas, menyeimbangkan, dan aturan kewenangan dengan diskusi.

Mengidentifikasi karakteristik tim yang berhasil. Tim yang paling efektif biasanya kecil dan beragam yaitu mereka terbentuk dari orang-orang yang berbeda usia, jenis kelamin, dan latar belakang. Tim yang berhasil bersepakat mengenai tujuan dan prosedur mereka. Mereka mampu menyalurkan konflik ke dalam diskusi yang membangun dan mencapai kesepakatan,menerima tanggung jawab etis mereka, mendorong komunikasi terbuka, mendengar secara aktif dan anggotanya mampu bekerja sama dan bukannya bersaing.

Mengorganisasikan laporan tertulis dan presentasi lisan tim. Tujuan presentasi lisan sejumlah tim adalah untuk meluncurkan produk baru atau untuk memenangkan sebuah kontrak besar.

Tujuan tim lainnya adalah menyelidiki suatu masalah dan mengajukan rekomendasi kepada pembuat keputusan dalam sebuah laporan. Dalam persiapan untuk bekerja sama, tim harus membatasi jumlah mereka, menunjuk seorang pemimpin rapat, dan memutuskan apakah mereka mengambil keputusan dengan konsensus, aturan mayoritas atau metode lainnya. Mereka juga menyusun jadwal, mendiskusikan nilai konflik, dan memutuskan bagaimana mengenai anggota tim yang tidak melakukan tugasnya. Mereka juga harus memutuskan tujuan, bentuk, dan prosedur untuk harus ditentukan, membuat tekat waktu, dan membahas bagaimana memastikan keakuratan informasi. Dalam menyusun draf pertama laporan atau presentasi menggunakan peranti lunak yang sama dan bertemu untuk membahas draf akhir dan kelompok kemudian mengevaluasinya.

Merencanakan dan berpartisipasi dalam rapat yang produktif. Adakan suatu rapat jika komunikasi dua arah yang mendesak diperlukan. Batasi jumlah peserta yang hanya pada mereka terlibat secara langsung. Distribusikan agen sebelum rapat, mulai rapat tepat waktu, dan jaga agar diskusi tetap di jalurnya. Hadapi konflik secara terbuka dengan membiarkan setiap orang mengemuka pendapatnya sebelum kelompok memutuskan. Mencatat informasi pada saat rapat untuk mengecek konsisten informasi, untuk menangkap diskusi, ringkasan poin-per-poin secara efektif.

Groupware merupakan peranti lunak yang membantu kelompok bertukar informasi. Groupware paling sering digunakan untuk membantu tim dengan tiga fungsi penting:

Ø Manajemen proyek

Peranti lunak manajemen proyek membantu anggota tim, pemasok, partner, dan pihak lain yang berjauhan untuk menjelaskan tujuan proyek, menetapkan tekat waktu, dan mengantisipasi kendala.

Ø Memfasilitasi rapat

Konferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu secara elektronik, konferensi video desktop menggunakan web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.

Ø Pendukung keputusan

Peranti lunak pendukung keputusan kelompok membantu kelompok besar memecahkan masalah secara cepat.

Peranti lunak pendukung keputusan kelompok menawarkan sejumlah keuntungan melebihi rapat tatap muka (face-to-face meetings). Peranti lunak tersebut menjanjikan kesejahteraan partisipasi, anggota kelompok tidak bisa lagi memonopoli waktu rapat yang tersedia. Karena komunikasi berlangsung tanpa nama, anggota kelompok lebih mau untuk membuat komentar kritis, mempertanyakan solusi dan mengajukan pertanyaan.