PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN BISNIS

· Tiga lemen dasar yang membdakan tulisan bisnis dan meringkas tiga tahap proses penulisan 3-x-3.

Proses ini memberi rencana sistimatis dalam membuat komunikasi bisnis dari memo singkat dan laporan informasi sampai proposal perusahan dan presentasi lisan.

Tahap pertama proses penulisan (prapenulisan) yaitu menganalisis pesan, mengantasipasi audiensi, dan mempertimbangkan cara-cara untuk mengadaptasi pesan audiensi. Tahap kedua penulisan yaitu mencari topic, mengelola bahan, dan menyusun pesan. Tahap ketiga revisi yaitu mengoreksi dan mengevaluasi pesan.

· Proses penulisan bisa didapatkan untuk pesan singkat, langkah-langkah dalam proses penulisan bisa diatur ulang. Tim bisanya sering bekerja sama dalm melakukan sumbangan saran (brainstorming) juga menentukan prosedur, dan anggota juga menulis bagian laporan atau presentasinya. Tim mungkin bekerja sama dalam menggabungkan draf mereka. Teknologi juga sangat membantu untuk penulisan dengan program pengolah kata, revisi, dan sarana kolaborasi.

· Dalam analisis tugas penulisan dan memilih saluran komunikasi. Komunikator harus mengidentifikasi terlebih dahulu tujuan sebuah pesan, kemudian memilih saluran yang paling tepat. Pilihan tersebut tergantung pada kepentingan pesan, jumlah, dan kecepatan umpan balik yang diperlukan.

· Cara mengantisipasi dan membuat profil audiensi. Seorang penulis yang baik mengantisipasi audiensi ketika hendak menyampaikan sebuah pesan. Seperti apa latar belakang si pembaca? Bagaimana dia bereaksi terhadap pesan ini? . membayangkan seorang pembaca khusus adalah sangat penting untuk memandu sebuah tulisan. Dan membuat nasehat berharga tentang bagaimana meningkatkan pesan anda meliputi membuat profil audiensi anda dan merespons profil tersebut.

· Enam teknik penulisan yang membantu komunikator menyesuaikan pesan dengan tugas dan audiensi. Cara untuk beradaptasi kepada audiensi harus memilih nada dan kata yang tepat, menyoroti manfaat bagi pembaca, membangun sikap dan menggunakan bahasa yang peka dan sopan. Teknik penulisan pesan dengan tugas dan audiensi yaitu menyoroti manfaat bagi pembaca, melihat sudut pandang penerima, menggunakan bahasa yang jelas, menyatakan ide dengan positif, menunjukkan kesopanan, menggunkan kalimat yng singkat,lazim dan tepat.

· Empat bidang komunikasi mengandung tanggung jawab legal bagi penulis pesan. Dalam empat bidang informasi yang paling banyak menimbulkan tuntutan hukum yaitu investasi, keamanan, pemasaran, dan daya sumber manusia. Dalam penulisan mengenai investasi, komunikator harus menghindari informasi yang menyesatkan, melebih-lebihkan dan setengah benar. Informasi keamanan termasuk pemberitahuan mengenai cara penggunaan produk secara aman. Informasi pemasaran jangan menjanjikan lebih dari yang dimaksud. Dan dalam sumber daya manusia juga harus menggunakan pilihan kata yang baik, untuk menghindari dari tututan hukum potensial.

MENDENGARKAN DAN KOMUNIKASI NONVERBAL DI TEMPAT KERJA

I. Menjelaskan pentingnya mendengarkan di tempat kerja dan membahas tiga jenis mendengarkan di tempat kerja. Elemen penting dalam keberhasilan di tempat kerja adalah komunikasi yang berkualitas tinggi. Proses komunikasi melibatkan sebagian besar mendengarkan, mendengarkan sangat penting bagi kesuksesan karier, efektifitas organisasi dan kepuasan pekerja. Kemampuan mendengar kita mungkin kurang sempurna atau tidak efisien karena banyaknya suara dan stimulasi yang masuk yang mengganggu konsentrasi dan juga kurangnya latihan, suara yang mengganggu, kelambatan pembicara,dan melamun. Jenis mendengarkan di tempat kerja :

a) Mendengarkan atasan yaitu mendengarkan instruksi, penugasan dan penjelasan prosedur kerja.

b) Mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat termasuk dari ide-ide karyawan, mendorong kreativitas, dan dapat membangun komitmen.

c) Mendengarkan pelanggan dapat meningkatkan penjualandan profitabilitas.

II. Proses mendengarkan dan kendalanya. Proses mendengar meliputi empet elemen yaitu persepsi suara, interpestasi terhadap suara, evaluasi makna, dan tindakan. Kendala-kendala mental ketika mendengarkan meliputi kurangnya perhatian, berprasangka, pikiran yang sempit dan pura-pura mendengarkan (pseudolistening). Kendala fisik meliputi cacat pendengaran, lingkungan yang bising, penampilan pembicara, kelakuan pembicara dan waktu jeda. Ingatan dapat ditingkatkan dengan mengembangkan pola pikir positif dan mengatur informasi yang masuk untuk membentuk hubungan.

III. Untuk meningkatkan kemampuan mendengar. Kita dapat mengendalikan gangguan eksternal dan internal, yang dapat memisahkan fakta dengan opini, mengidentifiksi fakta-fakta penting, menahan diri agar tidak menyela, mengajukan pertanyaan penjelas dan memanfaatkan waktu jeda.

IV. Berkomunikasi melalui pesan nonverbal. Komunikasi nonverbal yaitu semua pesan yang tidak tertulis dan tidak terucapkan baik sengaja maupun tidak sengaja. Yang berfungsi untuk melengkapi dan menggambarkan, untuk memperkuat dan menekankan, untuk mengubah dan menggantikan, untuk mengendalikan dan mengatur. Saat pesan verbal dan nonverbal saling bertentangan orang biasanya lebih cenderung mempercayai pesan nonverbal.

V. Bentuk komunikasi nonverbal. Ketika mengungkapkan suatu makna dengan kata-kata, pesan nonverbal membawa maknanya dalam sejumlah bentuk yang berbeda mulai dari ekspresi wajah sampai bahasa tubuh dan bahkan pakaian. Mata dianggap prediktor yang paling akurat dari perasaan seorang pembicara. Sikap tubuh juga menunjukkan kepercayaan diri, dan gerak tubuh seharusnya menunjukkan penerimaan. Tepat waktu dan merawat tempet kerja yang rapi dan fungsional mengirimkan pesan positif. Gunakan kedekatan untuk kenyamanan dan mengurangi perbedaan.

Cara untuk meningkatkan komunikasi nonverbal di tempat kerja. Membuat dan menjaga kontak mata, gunakan sikap tubuh untuk menunjukkan minat, kurangi atau hilangkan kendala fisik, tingkatkan kemampuan anda menguraikan pesan, dapatkan informasi yang lebih banyak, hindari memberi makna nonverbal yang keluar konteks, berteman dengan orang yang dari budaya berbeda untuk memperluas pengetahuan dan toleransi terhadap pesan nonverbal lintas budaya.