Designing Documents, Brochures, and Presentation slides .

Designing Documents.

Guidelines for page design.

• Use white space (the empty space on the page).

• Use heading.

Heading are words, or short sentences that group points and divide your document into section.

• Limit the use of word set in all capital.

• Use no more than two fonts in the single document.

• Put important element in the top.

Designing Brochures.

Use this process to create effective brochures.

• Determine your objective.

• Identify your target audience.

• Identify a central selling point: one overarching reader benefit the audience will get.

• Choose the image you want to project.

• Make every choice-color, font, layout, paper.

• Polish the prose and graphics.

• Effective brochures not only repeat graphic elements (heading, small photo) across panels to create a unified look but also contain contrast( between text and images, between a larger font for headings and a smaller one for text).

• Use color effectively.

• Make a text visually appealing.

Designing Presentation Slides

As you design slides for power point and other presentation programs, keep the following guidelines in mind :

• Use a big font size ; 44 or 55 point for titles, 32 point for subheads, and 28 point for examples.

• Use bullets-point phrases rather than complete sentences.

• Use clear, concise language.

• Make only three to five point on each slide.

• Customize your slides with the company logo, chart, downloaded web pages, and scanned-in photos and drawings.

• Use animation to make words and images appear and move during your presentation-but only in ways that help you control information flow and build interest.

PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN BISNIS

· Tiga lemen dasar yang membdakan tulisan bisnis dan meringkas tiga tahap proses penulisan 3-x-3.

Proses ini memberi rencana sistimatis dalam membuat komunikasi bisnis dari memo singkat dan laporan informasi sampai proposal perusahan dan presentasi lisan.

Tahap pertama proses penulisan (prapenulisan) yaitu menganalisis pesan, mengantasipasi audiensi, dan mempertimbangkan cara-cara untuk mengadaptasi pesan audiensi. Tahap kedua penulisan yaitu mencari topic, mengelola bahan, dan menyusun pesan. Tahap ketiga revisi yaitu mengoreksi dan mengevaluasi pesan.

· Proses penulisan bisa didapatkan untuk pesan singkat, langkah-langkah dalam proses penulisan bisa diatur ulang. Tim bisanya sering bekerja sama dalm melakukan sumbangan saran (brainstorming) juga menentukan prosedur, dan anggota juga menulis bagian laporan atau presentasinya. Tim mungkin bekerja sama dalam menggabungkan draf mereka. Teknologi juga sangat membantu untuk penulisan dengan program pengolah kata, revisi, dan sarana kolaborasi.

· Dalam analisis tugas penulisan dan memilih saluran komunikasi. Komunikator harus mengidentifikasi terlebih dahulu tujuan sebuah pesan, kemudian memilih saluran yang paling tepat. Pilihan tersebut tergantung pada kepentingan pesan, jumlah, dan kecepatan umpan balik yang diperlukan.

· Cara mengantisipasi dan membuat profil audiensi. Seorang penulis yang baik mengantisipasi audiensi ketika hendak menyampaikan sebuah pesan. Seperti apa latar belakang si pembaca? Bagaimana dia bereaksi terhadap pesan ini? . membayangkan seorang pembaca khusus adalah sangat penting untuk memandu sebuah tulisan. Dan membuat nasehat berharga tentang bagaimana meningkatkan pesan anda meliputi membuat profil audiensi anda dan merespons profil tersebut.

· Enam teknik penulisan yang membantu komunikator menyesuaikan pesan dengan tugas dan audiensi. Cara untuk beradaptasi kepada audiensi harus memilih nada dan kata yang tepat, menyoroti manfaat bagi pembaca, membangun sikap dan menggunakan bahasa yang peka dan sopan. Teknik penulisan pesan dengan tugas dan audiensi yaitu menyoroti manfaat bagi pembaca, melihat sudut pandang penerima, menggunakan bahasa yang jelas, menyatakan ide dengan positif, menunjukkan kesopanan, menggunkan kalimat yng singkat,lazim dan tepat.

· Empat bidang komunikasi mengandung tanggung jawab legal bagi penulis pesan. Dalam empat bidang informasi yang paling banyak menimbulkan tuntutan hukum yaitu investasi, keamanan, pemasaran, dan daya sumber manusia. Dalam penulisan mengenai investasi, komunikator harus menghindari informasi yang menyesatkan, melebih-lebihkan dan setengah benar. Informasi keamanan termasuk pemberitahuan mengenai cara penggunaan produk secara aman. Informasi pemasaran jangan menjanjikan lebih dari yang dimaksud. Dan dalam sumber daya manusia juga harus menggunakan pilihan kata yang baik, untuk menghindari dari tututan hukum potensial.

MENDENGARKAN DAN KOMUNIKASI NONVERBAL DI TEMPAT KERJA

I. Menjelaskan pentingnya mendengarkan di tempat kerja dan membahas tiga jenis mendengarkan di tempat kerja. Elemen penting dalam keberhasilan di tempat kerja adalah komunikasi yang berkualitas tinggi. Proses komunikasi melibatkan sebagian besar mendengarkan, mendengarkan sangat penting bagi kesuksesan karier, efektifitas organisasi dan kepuasan pekerja. Kemampuan mendengar kita mungkin kurang sempurna atau tidak efisien karena banyaknya suara dan stimulasi yang masuk yang mengganggu konsentrasi dan juga kurangnya latihan, suara yang mengganggu, kelambatan pembicara,dan melamun. Jenis mendengarkan di tempat kerja :

a) Mendengarkan atasan yaitu mendengarkan instruksi, penugasan dan penjelasan prosedur kerja.

b) Mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat termasuk dari ide-ide karyawan, mendorong kreativitas, dan dapat membangun komitmen.

c) Mendengarkan pelanggan dapat meningkatkan penjualandan profitabilitas.

II. Proses mendengarkan dan kendalanya. Proses mendengar meliputi empet elemen yaitu persepsi suara, interpestasi terhadap suara, evaluasi makna, dan tindakan. Kendala-kendala mental ketika mendengarkan meliputi kurangnya perhatian, berprasangka, pikiran yang sempit dan pura-pura mendengarkan (pseudolistening). Kendala fisik meliputi cacat pendengaran, lingkungan yang bising, penampilan pembicara, kelakuan pembicara dan waktu jeda. Ingatan dapat ditingkatkan dengan mengembangkan pola pikir positif dan mengatur informasi yang masuk untuk membentuk hubungan.

III. Untuk meningkatkan kemampuan mendengar. Kita dapat mengendalikan gangguan eksternal dan internal, yang dapat memisahkan fakta dengan opini, mengidentifiksi fakta-fakta penting, menahan diri agar tidak menyela, mengajukan pertanyaan penjelas dan memanfaatkan waktu jeda.

IV. Berkomunikasi melalui pesan nonverbal. Komunikasi nonverbal yaitu semua pesan yang tidak tertulis dan tidak terucapkan baik sengaja maupun tidak sengaja. Yang berfungsi untuk melengkapi dan menggambarkan, untuk memperkuat dan menekankan, untuk mengubah dan menggantikan, untuk mengendalikan dan mengatur. Saat pesan verbal dan nonverbal saling bertentangan orang biasanya lebih cenderung mempercayai pesan nonverbal.

V. Bentuk komunikasi nonverbal. Ketika mengungkapkan suatu makna dengan kata-kata, pesan nonverbal membawa maknanya dalam sejumlah bentuk yang berbeda mulai dari ekspresi wajah sampai bahasa tubuh dan bahkan pakaian. Mata dianggap prediktor yang paling akurat dari perasaan seorang pembicara. Sikap tubuh juga menunjukkan kepercayaan diri, dan gerak tubuh seharusnya menunjukkan penerimaan. Tepat waktu dan merawat tempet kerja yang rapi dan fungsional mengirimkan pesan positif. Gunakan kedekatan untuk kenyamanan dan mengurangi perbedaan.

Cara untuk meningkatkan komunikasi nonverbal di tempat kerja. Membuat dan menjaga kontak mata, gunakan sikap tubuh untuk menunjukkan minat, kurangi atau hilangkan kendala fisik, tingkatkan kemampuan anda menguraikan pesan, dapatkan informasi yang lebih banyak, hindari memberi makna nonverbal yang keluar konteks, berteman dengan orang yang dari budaya berbeda untuk memperluas pengetahuan dan toleransi terhadap pesan nonverbal lintas budaya.

Berkomunikasi dalam Kelompok Kecil dan Tim

Ada beberapa alasan organisasi membentuk kelompok dan tim:

§ Keputusan yang lebih baik. Keputusan umumnya lebih akurat dan efektif karena anggota kelompok dan tim memberi kontribusi keahlian dan sudut pandang yang berbeda.

§ Respons yang lebih cepat dalam mengambil suatu keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah.

§ Meningkatkan produktivitas agar anggota tim dapat melihat peluang-peluang untuk meningkatkan efisiensi.

§ Penerimaan(’’buy-in”) yang lebih besar. Suatu keputusan yang diputuskan bersama biasanya diterima lebih baik karena anggotalah yang memutuskan solusi dan lebih bersedia untuk mendukungnya.

§ Resistensi yang lebih rendah terhadap perubahan. Orang yang memberi masukan pada pengambilan keputusan biasanya lebih cepat bersahabat, tidak agresif, dan tidak resisten terhadap perubahan.

§ Meningkatkan moral karyawan. Kepuasan pribadi dan moral kerja meningkat ketika tim mencapai sukses.

§ Mengurangi risiko. Semua anggota bertanggung jawab atas suatu keputusan sehingga mengurangi risiko bagi setiap orang.

Perbedaan antara kelompok dan tim yaitu:

Ø Kelompok adalah kumpulan tiga atau lebih individu yang memandang diri mereka sebagai sebuah kelompok tetapi yang mungkin bekerja secara independen untuk mencapai tujuan organisasi.

Ø Tim adalah sekelompok individu yang berinteraksi sepanjang waktu untuk mencapai suatu tujuan.

Tim-tim yang mandiri(self-directed team) mempunyai beberapa karakteristik yaitu tujuan yang dinyatakan dengan jelas, otonomi, otoritas pengambilan keputusan, komunikasi yang sering, pelatihan terus-menerus.

Tim yang sukses mempunyai empat tahap yaitu:

§ Pembentukan (forming) dalam tahap pertama ini mereka saling mengenal satu sama lain dan membahas topik-topik umum.

§ Prahara (storming) dalam tahap kedua mereka mendefiniikan peran, tujuan, dan prosedur yang mengatur mereka. Amarah mungkin meledak ketika konflik muncul.

§ Penormaan (norming), setelah anggota tim melewati tahap tadi. Mereka memasuki tahap penormaan di mana ketegangan mereda, peran jelas, dan informasi mulai mengalir.

§ Pelaksanaan (performing) akhirnya dalam tahap ini tim membangun loyalitas dan bergerak maju mencapai tujuan mereka.

Metode untuk mencapai keputusan kelompok termasuk mayoritas, konsensus, minoritas, menyeimbangkan, dan aturan kewenangan dengan diskusi.

Mengidentifikasi karakteristik tim yang berhasil. Tim yang paling efektif biasanya kecil dan beragam yaitu mereka terbentuk dari orang-orang yang berbeda usia, jenis kelamin, dan latar belakang. Tim yang berhasil bersepakat mengenai tujuan dan prosedur mereka. Mereka mampu menyalurkan konflik ke dalam diskusi yang membangun dan mencapai kesepakatan,menerima tanggung jawab etis mereka, mendorong komunikasi terbuka, mendengar secara aktif dan anggotanya mampu bekerja sama dan bukannya bersaing.

Mengorganisasikan laporan tertulis dan presentasi lisan tim. Tujuan presentasi lisan sejumlah tim adalah untuk meluncurkan produk baru atau untuk memenangkan sebuah kontrak besar.

Tujuan tim lainnya adalah menyelidiki suatu masalah dan mengajukan rekomendasi kepada pembuat keputusan dalam sebuah laporan. Dalam persiapan untuk bekerja sama, tim harus membatasi jumlah mereka, menunjuk seorang pemimpin rapat, dan memutuskan apakah mereka mengambil keputusan dengan konsensus, aturan mayoritas atau metode lainnya. Mereka juga menyusun jadwal, mendiskusikan nilai konflik, dan memutuskan bagaimana mengenai anggota tim yang tidak melakukan tugasnya. Mereka juga harus memutuskan tujuan, bentuk, dan prosedur untuk harus ditentukan, membuat tekat waktu, dan membahas bagaimana memastikan keakuratan informasi. Dalam menyusun draf pertama laporan atau presentasi menggunakan peranti lunak yang sama dan bertemu untuk membahas draf akhir dan kelompok kemudian mengevaluasinya.

Merencanakan dan berpartisipasi dalam rapat yang produktif. Adakan suatu rapat jika komunikasi dua arah yang mendesak diperlukan. Batasi jumlah peserta yang hanya pada mereka terlibat secara langsung. Distribusikan agen sebelum rapat, mulai rapat tepat waktu, dan jaga agar diskusi tetap di jalurnya. Hadapi konflik secara terbuka dengan membiarkan setiap orang mengemuka pendapatnya sebelum kelompok memutuskan. Mencatat informasi pada saat rapat untuk mengecek konsisten informasi, untuk menangkap diskusi, ringkasan poin-per-poin secara efektif.

Groupware merupakan peranti lunak yang membantu kelompok bertukar informasi. Groupware paling sering digunakan untuk membantu tim dengan tiga fungsi penting:

Ø Manajemen proyek

Peranti lunak manajemen proyek membantu anggota tim, pemasok, partner, dan pihak lain yang berjauhan untuk menjelaskan tujuan proyek, menetapkan tekat waktu, dan mengantisipasi kendala.

Ø Memfasilitasi rapat

Konferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu secara elektronik, konferensi video desktop menggunakan web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.

Ø Pendukung keputusan

Peranti lunak pendukung keputusan kelompok membantu kelompok besar memecahkan masalah secara cepat.

Peranti lunak pendukung keputusan kelompok menawarkan sejumlah keuntungan melebihi rapat tatap muka (face-to-face meetings). Peranti lunak tersebut menjanjikan kesejahteraan partisipasi, anggota kelompok tidak bisa lagi memonopoli waktu rapat yang tersedia. Karena komunikasi berlangsung tanpa nama, anggota kelompok lebih mau untuk membuat komentar kritis, mempertanyakan solusi dan mengajukan pertanyaan.